Учет получения/передачи документации внутри организации и контрагентам с автоматизированным формированием сопроводительных документов
Система Appius-PLM имеет справочник для работ с договорами (СМР, проектирования и т.д.), в которых указывается связанная документация. Это позволяет отслеживать неучтенные работы, автоматизироть задачи входного контроля.
Карточка договора
В системе также есть возможность получать статистические данные по определенным договорам. Например, статистику по отправке документации по договору подрядчику.
Модуль по работе с накладными обеспечивает отслеживание и контроль движения документации по операциям: получение, передача, возврат и перемещение.
Карточка накладной содержит связанную документацию, реквизиты накладой (номер, дата, получатель, отправитель, вид операции), информацию о местах хранения (для документации на бумажном носителе), дополнительную информацию (стадия, статус входного контроля, формат, подпись, способ передачи, срок ответа).
Карточка накладной
Система автоматически формирует печатную форму накладной на передачу в соответствии с процедурой управления технической документацией.
Печатная форма накладной
Печатную форму накладной вместе со связанными файлами возможно отправить контактному лицу контрагента прямо из системы с помощью специального модуля. Система также позволяет создавать на основании заполненной накладной задачу, письмо, накладную, процесс рассмотрения. При этом заполненные поля и документация скопируются в необходимые поля и закладки.
ПисьмаМодуль по работе с письмами позволяет отслеживать движение писем, связанных с технической документацией (регистрация входящей и исходящей корреспонденции), повышает эффективность работы за счет сокращения сроков подготовки исходящих писем и контроля сроков ответов на письма.
Карточка входящего письма содержит связанную документацию, реквизиты письма (номер и дата, статус, номер и дата отправителя, тема, теги, контрагент, контактное лицо, организация), информацию о необходимости подготовки ответа, связь с письмами, область предварительного просмотра основного файла.
Карточка входящего письма
Для исходящего письма доступ процесс согласования, а также есть возможность формирования PDF-файла письма на основе ранее подготовленного HTML-шаблона с заполненными параметрами (тема, содержание, отправитель и т. д.).
Пользователям доступна настройка автоматических уведомлений-напоминаний по входящим и исходящим письмам, для которых истекает срок подготовки или получения ответа. Можно задать любую периодичность рассылки.
Карточка исходящего письма
Утверждение документации
В случае согласования утверждения в панель задач утверждающему поступает задача «Утверждение документации», а на почту направляется уведомление о поступившей задаче. После согласования задача утверждающего завершается и в фоновом режиме запускается обработка простановки штампов.
