Гибкая настройка этапов процессов с использованием шаблонов, автоматическое распределение ответственности, отслеживание изменений, сроков задач, получение уведомлений на внешнюю почту
Процесс рассмотрения
Система позволяет автоматизировать процесс рассмотрения документации. Бизнес-процесс (БП) обеспечивает консолидацию результатов рассмотрения в одном окне с возможностью комментирования pdf-файлов, автоматически формируя лист замечаний для его последующей отправки подрядчику.
Запустить БП можно несколькими способами: на основе выделенной документации в дереве проектов и из формы входящей накладной. Закладки «Рецензенты», «Информируемые лица», а также поля «Куратор» и «Руководитель» заполняются автоматически по шаблону согласования.
Автоматический подбор участников БП
После запуска БП рецензенту, куратору, утверждающему и информируемому лицу поступают задачи в «Панель задач», а также приходят уведомления на внешнюю почту. По ссылке из письма можно перейти в необходимый БП в системе.
Уведомление на внешнюю почту по задаче рассмотрения
Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с указанными сроками и ролью участия (рецензент, куратор, руководитель, информируемое лицо) на основании матриц ответственности либо на основе заданной вручную информации при старте БП.
- Рецензент – лицо, представитель дисциплин, чье направление затронуто в документации. Рецензент рассматривает и своевременно выдает замечания к документации.
- Куратор – лицо, отвечающее за рассмотрение документации в целом, а также качество комментариев, которые предоставили рецензенты.
- Руководитель – лицо, отвечающее за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.
- Информируемое лицо – лицо, которому приходят уведомления на почту при старте и завершении БП.
Система применяет следующий алгоритм БП:
- Формирование задач по рассмотрению документации для рецензента и куратора;
- Автоматическое (опционально) закрытие задач рецензентов с пометкой «Выполнена автоматически» в случае срыва срока выполнения;
- Формирование задачи руководителю (если он указан в БП) по завершению задачи куратором;
- Формирование задачи инициатору БП о необходимости отправки результатов рассмотрения.
Рассмотрение документации производится в окне «Оформления замечаний», где участники БП указывают состояние рассмотрения для каждого документа и при необходимости добавляют замечания.
Окно оформления замечаний
При рассмотрении документации участники БП могут оставлять текстовые замечания и добавлять файлы, а также использовать меню "PDF-Комментирование" – добавление текстовых и графических комментариев непосредственно на странице pdf-файла в онлайн-режиме. Функция доступна внутри системы без использования сторонних приложений.
PDF-комментирование
Система автоматически формирует лист замечаний вместе с задачей инициатору БП об отправке подрядчику результатов рассмотрения документации.
Лист замечаний
БП завершается после подготовки накладной и выполнения задачи об отправке подрядчику результатов рассмотрения документации.
Процесс согласования
Система позволяет автоматизировать процесс согласования документации, писем, протоколов, договоров и т.д. Модуль является универсальным за счет возможности создания этапов, что позволяет применить разные маршруты процессов без доработок системы. БП обеспечивает отображение результатов согласования в одном окне.
Документы на согласование рассылаются инициатором в соответствии с указанными сроками и ролью участия (согласующее лицо, ответственный, информируемое лицо) на основании матрицы ответственности либо на основе заданной вручную информации при старте БП.
Автоматический подбор участников БП
- Согласующие лицо – лицо, участвующее в согласовании документа.
- Ответственный – лицо, отвечающее за контроль задач других участников БП.
- Информируемое лицо – лицо, которому приходят уведомления на почту при старте и завершении БП.
На почту согласующему лицу при создании задачи поступает уведомление на внешнюю почту с навигационной ссылкой для перехода в систему.
Уведомление на внешнюю почту по задаче согласования
Этап «Согласование» является основным, набор согласующих лиц обеспечивается ведением матриц ответственности, которые в cистеме представлены в справочнике «Шаблоны согласования». Остальные этапы добавляются при необходимости создания дополнительных задач, например, для подготовки накладной на передачу документации после ее согласования.
Согласующие лица могут использовать следующие варианты оформления замечаний:
- Меню «Комментирование» – комментирование файлов документа с их выгрузкой на локальный компьютер;
- Меню «PDF» – комментирование pdf-файла документа средствами cистемы;
- Оставлять комментарии и файлы непосредственно в окне БП.
Для завершения задачи для всех документов устанавливается результат согласования. Если для документа указан результат «Отклонено», то заполняется колонка файла или текста замечаний.
Окно процесса согласования документации
Если при согласовании документа были выданы замечания, то для инициатора БП будет создана задача по отработке замечаний. Отработка замечаний происходит путем корректировки исходных файлов документа.
Задача «Исправление замечаний»
После отработки замечаний инициатором, согласующим лицам поступят задачи на повторное согласование. После завершения согласования состояние документации меняется на целевое, при наличии других этапов исполнителю поступает соответствующая задача.
Окно процесса согласования с отображением последующих этапов
БП завершается после выполнения всех задач по этапам.
